Khi bạn đã quyết định thuê một dịch vụ vận chuyển văn phòng chắc chắn bạn đã tìm hiểu rất nhiều. Dịch vụ chuyển văn phòng là một giải pháp cho quá trình đô thị hóa tại những thành phố lớn như Hà Nội. Với việc dùng dịch vụ sẽ giúp ích cho bạn và công ty rất nhiều. Vừa tiết kiệm được công sức vừa tiết kiệm được thời gian.
Hiện nay có xuất hiện rất nhiều dịch vụ. Do đó trước khi thuê bạn nên tìm hiểu kỹ lưỡng dịch vụ nào uy tín – chất lượng. Bạn cũng cần lưu ý những công việc cần làm trước khi tiến hàng vận chuyển văn phòng. Hãy tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
Trước khi tiến hành vận chuyển văn phòng bạn cần làm gì?
Để công việc chuyển văn phòng diễn ra suôn sẻ bạn cần đưa ra những công việc cần làm đó là:
Lập kế hoạch cho việc vận chuyển
Đối với công việc nào cũng vậy, việc có một kế hoạch cụ thể để thực hiện cũng sẽ giúp nó được diễn ra hiệu quả hơn. Khâu chuẩn bị càng được chuẩn bị chi tiết thì khi xảy ra một số tình huống phát sinh làm gián đoạn công việc cũng giúp bạn có được một cách giải quyết nhanh chóng và hợp lý nhất.
Sau khi đã xác định được địa điểm đặt thuê văn phòng, để mọi công việc diễn ra thuận lợi bạn cần có khâu chuẩn bị càng chi tiết càng tốt, việc chuyển văn phòng mới cũng vậy. Chuẩn bị một kế hoạch chi tiết bạn sẽ biết được những công việc cần làm, phân công nhân viên trợ giúp và lường trước những khó khăn gặp phải trong quá trình chuyển dọn để có cách xử lý tốt nhất.
Mỗi nhân viên có tham gia vào quá trình chuyển văn phòng hay không bạn cũng cần có phương án từ trước để nhân viên chủ động thực hiện. Một số nội dung bạn phải có trong kế hoạch như:
- Thiết kế và trang trí nội thất;
- Mua sắm bổ sung hoặc thay thế đồ nội thất, trang thiết bị văn phòng;
- Thay đổi địa chỉ trên mọi giấy tờ, biểu mẫu liên quan;
- Di chuyển điện thoại internet;
- Thay đổi đăng ký kinh doanh (nếu cần)
Kiểm tra lại số tài sản hiện có của văn phòng
Thống kê toàn bộ tài sản mà mình có là điều cần thiết mà bạn phải làm. Dựa trên các thống kê đó bạn có thể hình dung ra được về cách bố trí các vật dụng văn phòng tại nơi làm việc mới.
Đóng gói đồ đạc
Hạng mục công việc khi chuyển văn phòng tiếp theo chúng ta phải làm đó là phân loại và đóng gói đồ đạc trong văn phòng.
Chúng ta cũng nên chuẩn bị sẵn các đồ dùng để đựng các vật dụng có trong ăn phòng như: Thùng bìa carton, túi đựng,…
Phân loại các đồ đạc trong văn phòng bao gồm:
- Phân loại các loại giấy tờ hồ sơ của từng nhân viên. Đánh dấu tên để tránh nhầm lẫn đồ đạc của mỗi người.
- Để riêng các loại tài sản khác nhau của văn phòng. Các đồ có giá trị như may in, két sắt hay máy tính thì không nên để chung với các đồ dùng khác.
- Lưu ý rằng khi vận chuyển chúng ta cũng nên vận chuyển các đồ nặng như: Bàn ghế; các thiết bị điện tử trước. Sau đó mới tiến hành vận chuyển giấy tờ và những vật phẩm có trọng lượng nhẹ.
Phân loại và đóng gói đồ đạc
Lựa chọn thời gian phù hợp
Khi lựa chọn thời gian chuyển văn phòng chúng ta nên chú ý đến thời tiết của ngày hôm đó.
Không nên chuyển văn phòng vào những ngày thời tiết quá oi bức hoặc trời mưa. Sẽ gây khó khăn và tốn nhiều sức lực của mọi người.
Bên cạnh đó, bạn cũng nên sắp xếp lịch chuyển phòng trước một ngày nghỉ của nhân viên. Để họ không cảm thấy quá uể oải khi vừa làm xong việc mà đã phải chuyển văn phòng.
Giám sát tiến độ chuyển văn phòng
Để văn phòng được triển khai nhanh nhất và kịp tiến độ để mọi người có nơi làm việc mới. Chúng ta cần phải đề ra những phương án chuyển văn phòng.
Trong đó, dự tính các việc phải làm sau khi chuyển đến văn phòng là hết sức cần thiết. Các việc này bao gồm: Dọn dẹp văn phòng mới, bố trí các đồ dùng trong không gian làm việc,…
Bên cạnh đó, dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói sẽ là một sự lựa chọn sáng suốt nếu như văn phòng của bạn quá nhiều đồ đạc hay bạn chưa có nhiều kinh nghiệm chuyển văn phòng.
Lời kết
Với những chia sẻ trên đây, chắc hẳn bạn đã có thể hình dung phần nào về các hạng mục công việc mình cần phải làm khi vận chuyển văn phòng.
Để được tư vấn chi tiết hơn về dịch vụ của vận tải Đức Quyết và tham khảo về giá cả thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi.
